Организации используют в процессе своей деятельности большой объем разнообразной нормативно-справочной информации. Как правило, до внедрения единой системы управления НСИ компании применяют множество систем, содержащих локальную нормативно-справочную информацию. Подобное распределение НСИ вызывает проблемы при управлении бизнесом и организации информационного взаимодействия.
Теоретических определений нормативно-справочной информации (НСИ, мастер-данные, Master Data) существует много. С практической точки зрения, нормативно-справочная информация – это совокупность основных систематизированных сведений о ресурсах компании (людских, материальных, финансовых и информационных), о нормах их использования, сведения о контрагентах компании и получателях платежей, информация об организационной и управленческой структуре, а также отраслевые, общегосударственные и международные классификаторы и стандарты. Мастер-данные содержат важную бизнес-информацию и описывают ключевые элементы бизнеса.
Более других форм представления НСИ в компании известны справочники, реестры, каталоги и классификаторы. На производстве основными данными являются такие информационные ресурсы, как, например, каталоги готовой продукции, справочники закупаемых материалов, оборудования, сырья и полуфабрикатов, реестры поставщиков, клиентов и грузополучателей, бюджетных организаций – получателей платежей, кадровые справочники. Для классификации основных данных компании используют различные классификаторы, позволяющие в дальнейшем строить аналитику, планировать и бюджетировать ресурсы. Данные из справочников используются для формирования текущих документов, сопровождающих бизнес-процессы компании, различного рода отчетности, построения аналитических срезов, принятия управленческих решений и т. д.
Нормативно-справочная информация формируется внутри компании и (или) получается извне (как правило, от контролирующих и надзорных межгосударственных и государственных органов). Развитие любой компании влечет за собой постоянный рост объема НСИ, и он не всегда является плавным. Возможны резкие скачки, связанные со слиянием, поглощением других компаний.
Как правило, до внедрения системы управления нормативно-справочной информацией компании используют множество систем, содержащих локальную информацию. «НСИ оказывается распределена между различными автоматизированными системами, – рассказывает Леонид Головатый, директор департамента корпоративных систем компании «ЛАНИТ». – Это бухгалтерский учет, управление запасами и закупками, управление финансами, управление производством, управление кадрами и др. Многие компании входят в группы с единым управляющим органом. Для группы компаний характерна ситуация ведения схожей по характеру НСИ в различных системах и в различных подразделениях. Подобное распределение НСИ вызывает проблемы при управлении бизнесом и организации информационного взаимодействия». Становится сложно определить, насколько справочники в разных системах соответствуют друг другу по содержанию, часто возникают трудности с получением согласованных данных, что делает невозможным построение аналитических отчетов для решения управленческих задач. Так, например, подготовка консолидированной отчетности без использования единой НСИ сильно затруднена, а достоверность данных, на которых будет строиться стратегия бизнеса, может быть сомнительна.
Валерий Кнотько, начальник отдела методологии и стандартизации НСИ Научного центра интернет-технологий «ИНТЕРТЕХ», обращает внимание на еще одну важную проблему – качество НСИ, от которого зависит и качество принимаемых управленческих решений, и в конечном счете эффективность работы компании.
Нужно иметь в виду также проблемы синхронизации справочников, вызванные несвоевременным и неполным обновлением данных, наличием справочников, доступных только отдельным структурным подразделениям, а также сложным процессом доступа к информации и ее распространения. Возникают и проблемы администрирования, вызванные несанкционированным изменением информации и сложностью управления правами пользователей по доступу к распределенной по многим автоматизированным системам НСИ.
Вследствие этого появляется задача совместимости различных ИС, их интеграции в единое информационное пространство, создания самостоятельного сервиса – единой системы НСИ. «Централизованное ведение системы НСИ, подчиненное единому регламенту и обеспеченное единой технологической средой, позволяет избежать этих проблем и поддерживать полноту, целостность и актуальность всех входящих в систему справочников и классификаторов», – объясняет Анатолий Волков, исполнительный менеджер компании «РДТЕХ».
– Единая НСИ – залог сопоставимости данных, которые генерируют различные подразделения компании, – подчеркивает Сергей Заблодский, руководитель отделения корпоративных решений департамента корпоративных систем управления компании IBS . – Это важно как в целях отчетности (чтобы, например, понять совокупную дебиторскую задолженность контрагента перед холдингом, если этот контрагент пользуется услугами нескольких юрлиц, входящих в холдинг), так и в ряде сервисных процессов: например, для корректного проведения закупочной кампании необходимо, чтобы подразделения, заказывающие оборудование и материалы, использовали единую соответствующую НСИ. В данном случае это позволит избежать лишних или ненужных закупок, даст возможность получить большую скидку.
Справочники для справочников
В нашей стране разработаны и много лет действуют общероссийские классификаторы (ОК): ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС. Кроме того, в ряде отраслей существуют собственные стандарты «де-факто» для классификации оборудования. Так, в жизненном цикле АЭС для классификации и кодирования энергетических установок используется система KKS (Kraftwerk-Kennzeichensystem), разработанная Объединением промышленников VGB-KWT GmbH. Могут ли эти средства обеспечить необходимую степень подробности описания продукции компании?
«Эти вопросы следует рассматривать в отношении коммерческого сектора экономики, так как использование общероссийских классификаторов в государственных структурах является обязательным, – объясняет Леонид Головатый. – Главное предназначение общероссийских классификаторов – обеспечить возможность межотраслевого обмена обобщенной информацией по статистическим показателям. Основной потребитель таких данных – Росстат, представляющий статистическую информацию о состоянии экономики органам государственного управления: министерствам, службам и комитетам при правительстве».
Что касается ТН ВЭД, то его использование обязательно для участников внешнеэкономической деятельности. С 1 января 2010 года вступил в действие Единый таможенный тариф Таможенного союза Республики
Беларусь, Российской Федерации и Республики Казахстан. Он определяет и единую товарную номенклатуру, используемую во внешней торговле с третьими странами.
ЕКПС же носит сугубо ведомственный характер и обязателен к использованию Министерством обороны РФ.
Все эти классификаторы не предназначены для описания продукции компании (имеется в виду описание конкретной выпускаемой или приобретаемой номенклатуры). Они позволяют классифицировать продукцию компании для представления сведений о товарообороте в уполномоченные органы по статистике, таможенному оформлению и контролю.
«Классификацией человечество пользуется с незапамятных времен, – рассказывает Валерий Кнотько. – Но до сих пор не создано единой идеальной модели классификации. Это и понятно: каждая модель ориентирована на определенный круг задач. Классификаторы ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС работают в области макроэкономики, статистики, регулирования внешнеэкономической деятельности и т. п., но они недостаточно детализированы для эффективного информационного обеспечения бизнес-процессов внутри компании».
«Хотелось бы заметить, что вопросы стандартизации в общем и НСИ в частности – это вопросы государственной важности, требующие государственного же подхода в их решении, – считает Игорь Саенко, заместитель генерального директора по ИТ Внуковского авиаремонтного завода № 400. – В РФ там, где требовались изменения, на смену ГОСТам и ОСТам Госстандарта СССР с его «примитивными» бумажными технологиями не пришло ничего. Слава богу, что таких изменений требуется пока немного, так что продолжаем пользоваться «старыми добрыми» ГОСТами и ОСТами. Но жизнь не стоит на месте. В некоторых областях нашей прикладной деятельности уже не существует единого подхода к требованиям по НСИ. А автоматизировать хаос даже в прогрессивном «электронном» виде – процесс бесконечный и бессмысленный. Как только вы становитесь субъектом хозяйственной деятельности в РФ, вы уже (неважно, осознаете это или нет) нуждаетесь в НСИ. Например, в нашем случае, когда речь идет об одном из самых сложных производимых мировой промышленностью видов изделий – пассажирских воздушных судах, – стандартные справочники, такие как ОКП, ОКВЭД ОКДП и подобные, не подходят. Они не обеспечивают нужной степени детализации и являются лишь необходимой, но не достаточной частью описания бизнес-процессов, и без многоуровневых классификаторов не обойтись».
Очевидно, что ограничиться использованием только перечисленных классификаторов невозможно. Вопрос кодирования и классификации информации является творческим и решается для каждого проекта отдельно в процессе анализа имеющихся данных и способов их ведения и использования. Об этом предупреждает Леонид Головатый:
– Сейчас на рынке систем НСИ имеет место подход к классификации информации, при котором заказчикам предлагается отказаться от существующих у них классификаторов и заменить их некоторой единой системой, которая якобы решает все проблемы с упорядочиванием существующей информации. Относиться к такого рода предложениям следует с осторожностью. Во-первых, практически невозможно создать универсальную систему классификации, которая подходит любым компаниям, независимо от специфических особенностей их деятельности. Во-вторых, замена формировавшейся годами системы классификации на принципиально новую может просто привести к параличу основной деятельности компании. Другой подход заключается в максимальном сохранении имеющихся особенностей НСИ заказчика и во встраивании необходимых систем классификации в существующую информационную инфраструктуру при сохранении основы системы классификации и кодирования информации. Этот подход позволяет использовать практически любые существующие системы классификации, обеспечивает их гибкую настройку, гармонизацию с международными и общероссийскими классификаторами, а также установку различных типов соответствий между классификационными группировками, исходя из потребностей заказчика.
Стоит ли «изобретать велосипед»
В настоящее время на рынке существует большое количество готовых справочников, разработанных различными компаниями. Возможно ли их приобрести и использовать в качестве основы для создания собственных единых справочников?
«С каждым днем становится все больше компаний, имеющих хорошо и добротно наполненные системы НСИ, – говорит Валерий Кнотько. – Однако следует помнить, что эти системы разрабатывались «под себя». Поэтому возникает по меньшей мере три вопроса: насколько эти системы подходят вам, какие функциональные возможности заложены в эти системы и насколько они отвечают вашим задачам, наконец, как будет обеспечено ведение этих справочников и классификаторов. Опыт показывает, что продаваемые на сегодня готовые справочники и классификаторы дают в целом отрицательные ответы на все три вопроса».
Как показывает практика, на сегодняшний день очень немногие компании решаются на покупку справочников у сторонних поставщиков. Большинство предприятий по-прежнему предпочитает использовать имеющиеся у них данные.
В то же время организациям часто приходится использовать справочники, разработанные сторонними поставщиками в процессе взаимодействия В2В. Например, небольшие фирмы, поставляющие какую-либо продукцию крупным контрагентам, часто вынуждены использовать справочник своего партнера, чтобы предоставить ему информацию о продукции в кодах и с описанием, которые у него используются. То же самое можно сказать о компаниях, использующих в своей деятельности крупные торговые площадки В2В. «В подобных случаях большое значение приобретает функциональность системы управления НСИ по формированию соответствий (маппинга) между внутренней НСИ и классификаторами и справочниками партнеров», – подчеркивает Леонид Головатый.
Единая методология
Без единой методологии, охватывающей всю нормативно-справочную информацию компании, говорить об успешном внедрении системы управления НСИ не приходится. Методология ведения НСИ должна в первую очередь обеспечить ее высокое качество. «Опыт работы по многочисленным проектам показывает, что при отсутствии у компании такой методологии примерно половина записей в справочниках НСИ имеет неудовлетворительное качество, – отмечает Валерий Кнотько. – Лучше всего, если методология разрабатывается специалистами, имеющими значительную экспертизу по обработке различных справочников для разных заказчиков. Такой опыт помогает выявить все типичные проблемы существующих справочников и научить, как избежать подобных ошибок в будущем».
Для каждого основного справочника и группы вспомогательных справочников необходимо создать свой регламент и методику ведения. Нужно разграничить сферы ответственности экспертов по ведению НСИ, администраторов системы, разработчиков и пользователей. Весь процесс ведения справочников должен быть документирован.
«Реализовать разработанные регламенты можно только с использованием современных интеграционных технологий, позволяющих объединить автоматизированные системы компании и систему управления НСИ в единый комплекс, который дает всем потребителям достоверную нормативно-справочную информацию, – подчеркивает Леонид Головатый. – Система управления НСИ должна обеспечивать поддержку различных методик, включая централизованную и распределенную, обеспечивать получение и предоставление данных НСИ в различных форматах, иметь встроенную поддержку взаимодействия с интеграционными платформами, включая долговременные бизнес-транзакции, обеспечивать расширение функциональности системы и ее масштабирование».
Для создания, поддержки и развития единой методологии НСИ в организации Сергей Заблодский ( IBS ) советует создавать выделенную службу, которая будет заниматься этими вопросами целевым образом, а не по остаточному принципу. Необходимо понимать, что вопросы в сфере НСИ организации – это не разовые задачи, а непрерывный, трудоемкий процесс.
Прочный каркас
Оптимальная архитектура решения зависит от особенностей НСИ конкретной компании, для ведения которой это решение будет использоваться. Существует несколько типовых схем ведения НСИ. Выбор одной из них или их комбинации зависит от целого ряда факторов – таких, например, как цели, которые ставит перед собой компания в сфере обеспечения качества НСИ, требуемая оперативность обработки НСИ в интересах бизнес-процессов компании и т. д. Оптимальная архитектура, с одной стороны, должна сохранить накопленный компанией опыт и инвестиции, связанные с уже существующими прикладными системами, с другой – нужно обеспечить централизацию хранения и ведения НСИ.
– Залогом разработки оптимальной архитектуры решения является правильное и максимально полное планирование проекта по внедрению решения для управления НСИ, – отмечает Кирилл Крутий, директор по работе с ключевыми заказчиками компании «Техносерв Консалтинг». – Для этого необходимо максимально полно определить границы проекта: состав заинтересованных лиц/подразделений, процессы, на которые влияют данные, состав систем поставщиков и подписчиков данных. Определенные таким образом параметры являются необходимой основой для формирования ключевых требований к системе управления НСИ, критичности и срочности каждого из требований и плана очередности этапов их реализации.
«На мой взгляд, внедрение единой ИС компании (холдинга) должно происходить на основе решения одного разработчика – неважно, западного или отечественного, – делится опытом Игорь Саенко (Внуковский авиаремонтный завод № 400). – Даже при значительных первоначальных затратах трудоемкость поддержания и актуализации НСИ в данных системах несопоставимо ниже, чем при интеграционных решениях. Необходимо единое понимание структуры и наполнения массивов НСИ – как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Оптимальным способом взаимодействия в данном случае является создание совместных рабочих групп, единой командой решающих конкретные задачи. В состав таких групп со стороны заказчика должны входить в первую очередь менеджмент отдела качества, инжиниринга и отдела главного технолога, а со стороны исполнителя – квалифицированные в предметной области консультанты и программисты».
Проблемы и решения
Созданию системы НСИ присущи все сложности проекта по внедрению информационной системы. «Дополнительные трудности могут возникать на стыке временных ограничений проекта и большого объема исходной НСИ, которую необходимо очистить и классифицировать, – предупреждает Сергей Заблодский. – Кроме того, пристальное внимание на проекте создания НСИ нужно уделять методологической проработке процесса ведения и классификации НСИ, а также вопросам интеграции системы ведения НСИ с системами-источниками и получателями НСИ».
Большие объемы работ, которые нужно выполнить в сжатые сроки, также могут создавать существенные трудности. Для их преодоления требуется квалифицированная команда с большим опытом работы.
«Другая трудность – требования заказчиков «кастомизировать» ПО – выполнить доработки, не предусмотренные вендором, – рассказывает Валерий Кнотько. – В этом случае нужно обращать внимание заказчика на возможные последствия такой доработки – например, ограничение гарантии и технической поддержки со стороны вендора, возможную непереносимость доработок на новые версии и пр. Ряд других трудностей имеет организационный характер: неправильное планирование, ошибки в составе рабочих групп и т. п. Общий рецепт решения возникающих проблем очевиден: работу должны выполнять те команды, которые умеют это делать и уже доказали это на практике».
Возможные сложности с интеграцией системы управления НСИ в существующую информационную инфраструктуру организации связаны с разнообразием используемых в компании аппаратных и программных платформ. Для преодоления подобных проблем Леонид Головатый советует проследить за тем, чтобы внедряемая система управления НСИ обладала серьезным набором средств интеграции или использовалась совместно с интеграционной платформой:
– В общем случае для современных систем управления НСИ используется многозвенная сервис-ориентированная архитектура. Часто одновременно с системой управления нормативно-справочной информацией внедряется интеграционная платформа, обеспечивающая поддержание требуемых бизнес-процессов управления НСИ и выполняющая роль шлюза для объединения автоматизированных систем компании в части НСИ.
Елена Некрасова
Опубликовано: CIO, №3 (93)/20.03.2010
Источник: http://www.ibs.ru/content/rus/605/6053-article.asp
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|